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Come organizzano un evento le società inglesi? Quali azioni considerano di grande importanza in fase di organizzazione di un evento affinché esso che risulti produttivo ed efficace?

Ecco un elenco dei suggerimenti che abbiamo raccolto, facendo un’approfondita ricerca in rete, per organizzare un evento senza intoppi:

Grande attenzione alla scelta della location

Come ovvio, la location è uno dei fattori più importanti da considerare durante l’organizzazione di un evento. La location deve rispecchiare il “tipo” di azienda del cliente.

Si tratta di una moderna società alla ricerca di un locale alla moda che si leghi perfettamente al suo marchio o si tratta di una società più tradizionale alla ricerca di un locale più formale? La scelta deve essere fatta con attenzione…

Nessun problema per raggiungere la location

La location è un elemento chiave per la buona riuscita di un evento. I partecipanti devono poter facilmente raggiungere e trovare la sede. La location dovrebbe essere posta in una posizione strategica, dovrà trovarsi vicino a una stazione ferroviaria, all’autostrada e perché no… Neppure troppo lontano dall’aeroporto.

Inoltre, c’è un parcheggio ampio?

Nessun partecipante deve incontrare problemi nel raggiungere la location.

Dare spazio alle riunioni

Durante un evento, una grande fetta di tempo sarà occupata dalle riunioni che sono i canale più efficace per trasmettere messaggi commerciali e promozionali.

Cosa considerare nella scelta delle sale riunioni? Sarebbe bene scegliere soffitti abbastanza alti per permettere il montaggio di set luci originale che possa essere visto da tutto il pubblico e che offra abbastanza spazio per la retroproiezione.

I partecipanti devono essere comodi…

La distanza tra una sedia e l’altra deve essere adeguato con possibilità di avere un piccolo appoggio per permettere eventualmente di prendere appunti.

Servizi tecnico di primo livello

Il fornitore del service è un’azienda affidabile che hai già utilizzato in passato per altri eventi?

Il servizio fornito ha uno standard elevato? Il team è ben assortito e composto da esperti tecnici luci, video e audio? Tutte domande che devono essere poste e necessariamente verificate prima dell’evento.

Gli schermi montati per le dimostrazioni video devono essere delle giuste dimensioni in base al numero di partecipanti. Le luci devo far risaltare il brand protagonista dell’evento e ciò può essere fatto solo da professionisti esperti.

Per ultimo l’audio… Tutto l’impianto deve essere di alta qualità e provato più volte prima dell’inizio dell’evento perché non devono essere ammessi intoppi o errori.

Crea regole precise

Quando si organizza un evento, è necessario essere precisi definendo chiaramente le singole funzioni.

Se la tua pianificazione non si basa su regole precise, creale con chiarezza condividendole con tutto il team. Il caos mette in serio pericolo la buona riuscita dell’evento che dovrebbe invece essere altamente produttivo.

Originale comunicazione dell’evento

Comunica chiaramente perché hai organizzato la riunione. Non permettere che la tua riunione cada nell’ovvio.

Rifletti qualche minuto prima di inviare l’invito ufficiale ai partecipanti formulando, in poche parole, il motivo preciso per cui il destinatario dovrebbe partecipare all’evento. Metti da parte quanto scritto e rileggilo dopo qualche ora… Se ti sembra valido procedi con l’invio dell’invito.

Gli inviti ai partecipanti sono un pre-evento chiave, assicurarsi che abbiano salvato la data in anticipo e che non ci sia alcun motivo di perderlo.

Spedendo gli inviti con largo anticipo, è probabile che aumenti la partecipazione e la motivazione dei destinatari dell’invito ad essere presenti all’evento.

I promemoria successivi all’invito sono anche utili, essenziale la chiarezza delle istruzioni per l’iscrizione. Il tutto inviato in tempo utile affinché tutti possano fare i loro piani di viaggio e godersi un evento di successo.

Cibo e bevande

Per evitare che il cibo diventi la solita routine, bisogna provare a “mescolarlo” contattando diversi ristoratori che creeranno differenti stili di cibo per rendere l’esperienza del partecipante certamente diversa!

In ogni caso, qualunque cosa venga offerta, deve essere in abbondanza: è sempre bello tenere i partecipanti attivi fornendo loro cibo vario, gustoso e di alta qualità.

Agenda e presentatori

L’agenda dell’evento deve essere varia. Non permettere che la tua riunione cada nella solito routine.

Bisogna pianificare con estrema cura il programma che deve essere una buona miscela di oratori, presentatori, artisti e intrattenitori davvero coinvolgenti, in grado di mantenere dinamico e interessante ogni momento della giornata.

Un consiglio da tenere in seria considerazione è quello di non programmare una riunione con un argomento serio o significante nel pomeriggio subito dopo pranzo, poiché spesso è un momento della giornata in cui le persone si spengono un po’.

Curare l’esperienza del partecipante è essenziale

Pianificare e gestire con cura l’evento per assicurarsi che offra contenuti di alto livello, non monotoni. L’esperienza dei partecipanti deve essere eccellente e tutto deve funzionare senza problemi rispettando il budget previsto.

Le riunioni allontanano le persone dalle loro attività quotidiane. Durante un evento l’attenzione deve essere posta al partecipante.

Prima della riunione, l’organizzatore deve rispondere alla seguente domanda: “Che cosa mi aspetto che i partecipanti facciano alla fine di questo evento?” Sapere quale risultato si vuole ottenere, rende molto più facile riceverlo dai partecipanti.

Tutti gli eventi, grandi o piccoli che siano, coinvolgono le persone che interagiscono per raggiungere l’obiettivo. Tutti si rispetteranno qualcosa.

Inizia in orario, finisci presto

Quando pianifichi la riunione, chiedi deliberatamente più tempo di quello che pensi di aver bisogno. Generalmente una mezz’ora può andare bene e cerca di iniziare entro tre minuti dall’inizio. Termina la riunione quando sai di aver raggiunto gli obiettivi prefissati.

Il Follow-up

Come organizzatori di eventi, non chiedere feedback subito dopo la conclusione della riunione.

Lascia passare qualche giorno. Fai domande mirate riguardo le opinioni dei partecipanti e rispondi a qualsiasi domanda che potrebbero porgere.

Servizi extra utili

Offrire servizi extra come la gestione del sito web dell’evento, servizi di marketing e gestione completa del budget affidato.

I consigli elencati sopra sono i maggiori che vengono forniti nell’ambito inglese del settore eventi.

Si tratta comunque di elementi molto importanti anche per Larem.

Organizzare una conferenza di lavoro può sembrare un compito arduo all’inizio; ci sono molti fattori, in continua evoluzione, da prendere in considerazione.

Larem segue tutti gli accorgimenti sopra elencati durante l’organizzazione degli eventi dei suoi clienti. Da oltre 20 anni offriamo servizi di altro livello e molto vari perché dotati di un team di alta professionalità.

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