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La professione di un esperto organizzatore di eventi richiede una vasta gamma di competenze, dal supporto per la pianificazione dettagliata al multitasking di alto livello durante tutto l’evento.

Ecco un elenco di importanti qualità che deve possedere un bravo organizzatore di eventi.

  • Capacità di gestione del tempo

Rispettare le scadenze e gli appuntamenti assicurandosi che documenti e informazioni importanti siano gestite in maniera completa rendendo l’organizzazione dell’evento molto efficiente. La corretta gestione del tempo permetterà di essere più produttivo e ottenere di più entro un periodo di tempo limitato.

  • Grande attenzione ai dettagli

Una caratteristica che non deve mancare è la profonda organizzazione mentale e la cura dei dettagli. I migliori organizzatori di eventi dispongono di strumenti ottimizzati nel tempo come le liste di controllo che permettono, in qualsiasi momento, di avere il quadro generale della situazione riuscendo a tenere traccia anche dei più piccoli dettagli. Grazie alla giusta organizzazione del team di lavoro, tutte le fasi della pianificazione sono sotto controllo, comprese anche le attività più piccole come la prenotazione di relatori, l’organizzazione dei posti a sedere o l’invio di comunicazioni agli invitati. Molto importante è anche la capacità di pianificare le contingenze. Gli organizzatori di eventi sono sempre pronti a reagire a qualsiasi eventualità o errore perché sempre attenti a tutto ciò che si sviluppa durante l’evento.

  • Profonde doti di leadership

Essere in grado di gestire un team di lavoro è un’abilità essenziale per qualsiasi ruolo di comando. Ma avere capacità di leadership non è sufficiente per il ruolo di organizzatore di eventi se non naturalmente organizzato e autorevole. Una comunicazione chiara, ferma e gentile ti stabilisce come leader del team che tiene tutti in carreggiata e assicura che gli obiettivi dell’evento siano chiari a tutti i soggetti coinvolti.  In momenti di estrema pressione, l’ultima cosa di cui ha bisogno una squadra di lavoro è un leader titubante che prenda decisioni sbagliate perché troppo sono sotto pressione. L’organizzatore di eventi di successo deve saper mantenere sempre la massima concentrazione continuando a trattare tutti con rispetto, infondendo serenità e sicurezza. Il lavorare su una sola attività alla volta non è realtà per un organizzatore di eventi che deve essere in grado di gestire costantemente più compiti, priorità e problemi.

  • Fantasia e grande immaginazione

L’organizzatore di eventi può sembrare un’attività molto semplice e di routine. Se si deve lavorare su un brief specifico, con linee guida aziendali ben definite, potrebbe non esserci molto spazio per creatività e innovazione anche se c’è sempre spazio per organizzare qualcosa di unico…

Proporre idee originali e fantasiose sempre seguendo le linee ricevute dal cliente è sempre possibile proponendo una location unica o un oratore che sappia gestire il pubblico alternando momenti di estrema serietà a momenti di maggiore leggerezza riuscendo a portare avanti gli obiettivi del cliente.

  • Avere passione

La gestione di un evento può essere molto stressante. Questa professione non può essere considerata come un comune lavoro di routine perché fatto di molti imprevisti. È necessario essere appassionati e reagire positivamente di fronte a tutti gli imprevisti che emergeranno durante un evento.  La chiave di tutto è che bisogna veramente amare quello che si fa. La corretta gestione del tempo può essere appresa con l’esperienza ma la passione è una caratteristica che bisogna possedere per natura.

  • Avere una visione completa

Pianificare in modo efficace un evento significa avere una visione completa in termini di tema, location, design, service tecnico, persona di accoglienza, intrattenimento, cucina, sponsor … e la lista potrebbe continuare all’infinito. La capacità di vedere il quadro generale è fondamentale per rendere indimenticabile l’esperienza dei partecipanti.

  • Saper negoziare

Gli organizzatori di eventi devono negoziare contratti con clienti e con fornitori, compensi per il personale e molto altro ancora. I migliori pianificatori di eventi sono grandi ascoltatori che valutano idee, input e consigli per poi decidere e agire.

L’organizzatore di eventi è ben consapevole che lo scopo del lavoro è quello di raggiungere gli obiettivi del cliente e offrire la migliore esperienza al pubblico. Egli deve quindi avere la capacità di comprendere i bisogni e le volontà del cliente collaborando insieme per raggiungere i migliori obiettivi e cercando di guidare il cliente nel prendere le decisioni più corrette.

  • Essere in contatto con le tendenze tecnologiche

La tecnologia è in costante e rapida evoluzione e cambiamento: essere quindi in contatto con le nuove tendenze in ambito tecnologico è fondamentale per facilitare il carico di lavoro. La tecnologia aiuterà sicuramente a svolgere il lavoro in modo più efficiente, più organizzato e veloce.

Per essere un pianificatore di eventi di successo, c’è bisogno di ognuno dei tratti della personalità e delle abilità sopra elencate oltre alla conoscenza e all’esperienza e Larem, che opera nel settore da oltre vent’anni, lo sa bene…

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Quali qualità deve avere un esperto organizzatore di eventi
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