Gli step da seguire per la buona riuscita di un evento non sono numerosi ma è fondamentale seguirli ponendo la massima attenzione.

Organizzare il miglior evento aziendale è obiettivo di ogni realtà aziendale.

Le tappe da percorrere sono 3:

  • Ideazione
  • Organizzazione
  • Svolgimento

Prima di tutto bisogna avere le idee chiare per ciò che riguarda gli aspetti economici, logistici, di contenuto e di comunicazione. Senza dimenticare l’organizzazione della squadra di lavoro che deve essere ben coordinata e gestita. I membri della squadra dovranno essere in grado di prendere le giuste decisioni in base alle proprie alte competenze e responsabilità in linea con il business plan dell’evento stesso.

Ogni evento ha una propria anima e obiettivo preciso. Ogni evento ha lo scopo di comunicare un messaggio strategico che deve essere chiaro all’organizzatore fin da subito così come i mezzi messi a disposizione in termini di budget e i soggetti che saranno coinvolti.

La redazione del business plan è essenziale per l’azienda promotrice e lo stesso organizzatore perché prende in esame ed elabora tutta la strategia per la perfetta organizzazione dell’evento.

Stilare il piano di produzione è molto importante. Si tratta della precisa programmazione di tutto ciò che deve essere fatto per realizzare al meglio l’evento in termini di amministrazione, logistica, comunicazione, service tecnico. Queste macro aree hanno ciascuno un obiettivo preciso da sviluppare.

L’amministrazione di occuperà di tenere sotto controllo il budget ed effettuerà incassi e pagamenti.

La logica si occuperà della location, del catering, dei pernottamenti, dell’accoglienza e dei trasferimenti.

La comunicazione ha lo scopo di veicolare nel modo migliore il messaggio dell’evento quindi si occuperà della pubblicità e della creazione del materiale comunicativo. Il concept grafico deve poi essere declinato nei vari materiali comunicativi che devono essere prodotti in base al budget a disposizione e alle scelte strategiche da adottare.

La convention organizzata non deve essere dimenticata il giorno dopo la conclusione dell’evento, deve essere memorabile e gli ospiti devo ricordala provando un’emozione unica.

Il Service tecnico si occuperà delle luci, suoni, video, pre e post-produzione.

Definiti obiettivo e budget, quali sono gli step da seguire per la buona riuscita di un evento?

La scelta della data

Si tratta uno degli aspetti più importanti della pianificazione. Sarà la prima cosa da definire perché definirà i tempi organizzativi.

La ricerca della location

Nella scelta dell’ambiente bisogna sempre considerare alcuni elementi fondamentali:

  • la grandezza degli spazi in base al numero di invitati
  • la presenza di attrezzature tecniche per ospitare gli eventi previsti come le sale riunioni a disposizione
  • le attrezzature tecniche messe a disposizione per la gestione di luci, audio e video
  • le vie di comunicazione per arrivarci
  • la presenza di parcheggi
  • i servizi adeguarti per i diversamente abili

Naturalmente la scelta varierà in base al tipo di evento da organizzare che sia una evento aziendale, un seminario, un brainstorming e allo scopo per il quale è organizzato come il lancio di un nuovo prodotto, convention annuale, etc.

L’ospitalità e l’accoglienza sono fattori umani da cui nessuno potrà fare a meno, che rimarranno nella memoria di tutti i partecipanti. Personale scontroso, una sala male allestita, un edificio grigio e freddo, sono tutte caratteristiche che possono minare l’evento e renderlo un amaro flop.

La scelta dei fornitori di servizi e dello staff

Sarà necessario contattare i fornitori per il catering fin da subito. Anche quelli per il service tecnico che organizzeranno e gestiranno luci, audio, video. Inoltre, bisogna scegliere lo staff per la gestione dell’hospitality.

La redazione del programma dell’evento

È importante stabilire una cronologia dettagliata delle attività della giornata, lasciando comunque e sempre un piccolo margine di manovra. Se da un lato con il programma si stabilirà la successione temporale di come scorrerà l’evento, dall’altro bisognerà comunque considerare eventuali problemi e intoppi.

La scelta dell’intrattenimento e relatori

L’evento deve suscitare emozioni. Per sua organizzazione, bisogna pensare a intrattenere, emozionare e stupire i partecipanti.

Le offerte sono innumerevoli, l’importante è che il tutto sia coerente con gli obiettivi stessi dell’evento.

La promozione dell’evento

La comunicazione è indispensabile.

Per gli eventi aziendali, può essere recapitato il classico invito accompagnato da una brochure creativa e originale che comunque identifichi chiaramente la brand identity dell’azienda e successivamente del materiale informativo per rendere l’attesa più eccitante.

Per i grandi eventi si dovrà inoltre pensare di riservare parte del budget a disposizione alla realizzazione di una vera e propria campagna pubblicitaria: tv, stampa, radio, affissioni.

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Quali sono gli step da seguire per la buona riuscita di un evento? Ideazione, Organizzazione, Svolgimento. Scoprilo nel nostro articolo!
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